Regulamin świadczenia bezpłatnych usług w przestrzeni coworkingowej (tzw. CoWork Grodzisk Mazowiecki) przez Urząd Miejski w Grodzisku Mazowieckim (dalej „UMGM”)
§1 POSTANOWIENIA WSTĘPNE
1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług w przestrzeni coworkingowej, mającej na celu wsparcie działań promocyjnych Gminy Grodzisk Mazowiecki jako miejsca sprzyjającego przedsiębiorczości. Udostępniona zostaje przestrzeń dla animatorów aktywności obywatelskiej i początkujących przedsiębiorców, pozwalająca na wymianę doświadczeń i pomysłów na działalność w Grodzisku Mazowieckim oraz na rozpoczęcie działania w oparciu o dostęp do miejsca pracy i spotkań, doradztwa prawno-księgowego i szkolenia ustawicznego.
2. Zakres, szczegóły i warunki świadczenia usług zawarte są w niniejszym Regulaminie oraz na stronie www.biznes.grodzisk.pl/cowork, przy czym informacje te wzajemnie się uzupełniają.
3. Definicje użyte w Regulaminie:
- Przestrzeń coworkingowa – profesjonalnie przygotowana powierzchnia biurowa z przygotowanymi do udostępnienia stanowiskami pracy, miejscem spotkań i miejscem do prowadzenia szkoleń i konsultacji. Wyposażona w 4 stoły biurowe mogące służyć także jako jeden stół konferencyjny, krzesła, kanapę i fotel, szafki biurowe, monitor telewizyjny do wyświetlania prezentacji, tablicę flipchart;
- Miejsce pracy – powierzchnia wyposażona w osobne stanowiska pracy lub pojedyncze stanowiska pracy przy wspólnych stołach coworkingowych, które są udostępniane na określony czas;
- Miejsce spotkań – miejsce przeznaczone dla maksymalnie 3 osób i/lub sala szkoleniowo-konferencyjna przeznaczona dla maksymalnie 13 osób;
- Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która dokona rezerwacji w przestrzeni coworkingowej.
§2 REJESTRACJA UŻYTKOWNIKA
1. Korzystanie z dostępu do Przestrzeni coworkingowej, Miejsc pracy i Miejsc spotkań możliwe jest jedynie po uprzednim dokonaniu rezerwacji, która polega na prawidłowym wypełnieniu formularza rezerwacji wizyty na stronie www.biznes.grodzisk.pl/cowork, zawierającego dane rejestracyjne firmy lub dane osobowe przyszłego Użytkownika.
2. W toku wypełniania formularza rezerwacji wizyty Użytkownik akceptuje treść Regulaminu i wyraża zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie i w celach określonych w odrębnych formularzach. Zgody są dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rezerwacji.
3. Rezerwacji dla Użytkownika i podejmowania wszystkich innych czynności w imieniu Użytkownika może dokonać osoba przez niego upoważniona (pełnomocnik). W przypadku wątpliwości, UMGM może żądać przedstawienia odpowiednich dokumentów potwierdzających powyższe okoliczności.
4. Osoba/podmiot, który dokona rezerwacji staje się Użytkownikiem i zostaje mu przypisany numer rezerwacji.
5. Rezerwacja nie zobowiązuje Użytkownika do wykupienia jakichkolwiek usług i jest jednorazowa.
§3 OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Klauzula Informacyjna zgodna z Art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Burmistrz Grodziska Mazowieckiego, ul. T. Kościuszki 12a, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, e-mail: urzad@grodzisk.pl, tel. 22 755 55 34.
2. W sprawach dotyczących przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ochroną danych osobowych możecie Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, e-mail: abi@grodzisk.pl, tel. 22 755 55 34.
3. Dane osobowe będziemy przetwarzać w celu i w zakresie wyrażonej przez Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 3, odbiorcami Państwa danych osobowych będą organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz osoby posiadające dostęp do informacji publicznej w trybie ustawy o dostępnie do informacji publicznej w przypadku, w którym nie zachodzi podstawa do ograniczenia dostępu zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
5.W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
a) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych
b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne
c) prawo do żądania usunięcia danych osobowych (nie dotyczy przypadków określonych w Art. 17 ust. 3 RODO)
d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych
e) prawo do przenoszenia danych
f) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie przy czym jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
7. Państwa dane nie będą przekazane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
8. Państwa dane będą przechowywane przez okres wynikający z celów przetwarzania opisanych w pkt 3, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Dane osobowe będą przechowywane do momentu wycofania przez Państwa zgody.
9. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w sposobie i trybie określonym w przepisach RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Adres organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, kancelaria@uodo.gov.pl.
10. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
11. Podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych skutkuje niemożnością dokonania rejestracji, rezerwacji/odwołania rezerwacji.
§4 DOSTĘP DO MIEJSCA PRACY
1. Aby skorzystać z Miejsca pracy Użytkownik musi zadeklarować wybrany dzień lub dni oraz czas trwania w formularzu rezerwacji poprzez stronę www.biznes.grodzisk.pl/cowork.
2. Do Miejsca pracy Użytkownik uzyskuje dostęp w momencie rezerwacji wolnego stanowiska pracy w konkretnym dniu roboczym.
3. Dokonana rezerwacja Miejsca pracy może być anulowana (odwołana) przed zarezerwowanym terminem. Odwołania rezerwacji należy dokonać drogą elektroniczną poprzez formularz na stronie www.biznes.grodzisk.pl/cowork lub e-mailem na adres: cowork@grodzisk.pl. Odwołanie rezerwacji potwierdzone zostanie przez UMGM w e-mailu zwrotnym. Wszystkie rodzaje dostępu do Miejsca pracy lub Miejsc spotkań dotyczą wyłącznie Użytkownika i bez wyraźnego pozwolenia UMGM osoby trzecie nie mogą korzystać z przestrzeni coworkingowej.
4. Każdy z Użytkowników ma prawo zapraszania gości po uprzednim zarezerwowaniu dla nich odpowiedniej liczby miejsc w formularzu rejestracyjnym.
§5 UDOSTĘPNIANIE MIEJSCA SPOTKAŃ
1. Udostępnienie Przestrzeni coworkingowej na potrzeby Miejsca spotkań wymaga odrębnych, indywidualnych ustaleń oraz rezerwacji dokonanej i potwierdzonej drogą mailową na adres cowork@grodzisk.pl.
2. Użytkownik, któremu udostępniono Miejsce spotkań, powinien być na nim osobiście obecny.
3. Niedopuszczalne jest odstępowanie godzin Miejsca spotkań innym Użytkownikom lub osobom trzecim bez wyraźnego pozwolenia UMGM.
§ 6 OBSŁUGA
1. Przestrzeń coworkingowa dostępna jest w dni powszednie w godzinach pracy podanych do wiadomości przez Urząd Miejski w Grodzisku Mazowieckim lub na stronie www.biznes.grodzisk.pl/cowork.
2. UMGM w godzinach otwarcia zapewnia obsługę recepcyjną, tj.:
- udzielanie informacji o wolnych terminach,
- przyjmowanie i kierowanie gości i Użytkowników do Miejsc spotkań, Miejsc pracy.
3. W Miejscu pracy Użytkownicy mogą otrzymać nieodpłatnie indywidualną, zamykaną szafkę, na czas rezerwacji. Szafkę należy opróżnić i oddać klucz w recepcji najpóźniej ostatniego dnia pracy, chyba że Użytkownik zadeklarował kolejną rezerwację.
§ 7 KORZYSTANIE Z INTERNETU
1. UMGM zapewnia nielimitowany, bezprzewodowy dostęp do Internetu dla każdego Użytkownika, na obszarze przestrzeni coworkingowej.
2. Wykorzystywanie łącza do pobierania i/lub udostępniania materiałów niezgodnych z prawem, powszechnie uważanych za obraźliwe, wulgarne, niemoralne lub nadmierne obciążanie łącza przez pobieranie dużych plików w celach rozrywkowych (np. filmów) jest zabronione i może spowodować zaprzestanie świadczenia usług w trybie natychmiastowym.
3. UMGM nie odpowiada za jakiekolwiek ewentualne szkody powstałe wskutek niedziałania lub nieprawidłowego działania łącza internetowego.
§8 ODSZKODOWANIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. UMGM zastrzega sobie prawo ograniczenia dostępności do Przestrzeni coworkingowej w przypadku organizowania szkoleń, konferencji i innych okolicznościowych imprez lub w pozostałych uzasadnionych sytuacjach.
2. Informacja o możliwych ograniczeniach, o których mowa w ust. 1 powyżej, zostanie podana na stronie internetowej www.biznes.grodzisk.pl/cowork lub w formie e-mailowej. Z tytułu opisanych ograniczeń osobom/podmiotom korzystających z usług UMGM lub Użytkownikom nie przysługuje żadne odszkodowanie.
3. UMGM zapewnia wolne Miejsca pracy lub spotkań w momencie rezerwacji, jednak nie ponosi odpowiedzialności za brak miejsc, jeśli Użytkownik nie dokonał ich uprzedniej rezerwacji.
4. UMGM nie ponosi odpowiedzialności za niemożność zrealizowania jakichkolwiek usług w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od UMGM.
5. UMGM zobowiązuje się dochować należytej staranności w zabezpieczeniu Przestrzeni coworkingowej, jednak nie odpowiada za rzeczy osób/podmiotów korzystających z usług UMGM, Użytkowników lub osób trzecich pozostawione w Przestrzeni coworkingowej.
§9 PRZEPISY PORZĄDKOWE
1. Wszyscy przebywający na terenie przestrzeni coworkingowej, zobowiązani są do:
a) przestrzegania niniejszego Regulaminu,
b) poszanowania osób i mienia,
c) zachowania ciszy i spokoju, a w szczególności wyciszenie dzwonków telefonów komórkowych,
d) naprawiania wszystkich szkód i zniszczeń powstałych z ich winy i/lub winy ich gości na własny koszt,
e) zachowania poufności o danych innych Użytkowników i ich działalności oraz do nie wygłaszania opinii i komentarzy, które w jakikolwiek sposób mogłyby negatywnie wpłynąć na ich działalność.
2. W Przestrzeni coworkingowej zabrania się w szczególności:
a) odstępowania lub udostępniania przyznanych przez UMGM haseł dostępowych,
b) wnoszenia i spożywania alkoholu oraz innych podobnych używek/substancji, a także palenia tytoniu,
c) wnoszenia i spożywania gorącego jedzenia,
d) używania urządzeń powodujących nadmierny hałas,
e) słuchania muzyki lub innych materiałów dźwiękowych bez słuchawek.
§10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej www.biznes.grodzisk.pl/cowork i do wglądu w recepcji UMGM.
2. Każdorazowa zmiana postanowień niniejszego Regulaminu wymaga podania jej na stronie internetowej www.biznesgrodzisk.pl/cowork.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 30.11.2022 r.