Regulamin świadczenia bezpłatnych usług w przestrzeni coworkingowej
tzw. CoWork Grodzisk Mazowiecki przez Urząd Miejski w Grodzisku Mazowieckim

 

§1 POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług w przestrzeni coworkingowej mającej na celu wsparcie działań promocyjnych miasta jako miejsca sprzyjającego przedsiębiorczości. Udostępniona zostaje przestrzeń dla animatorów aktywności obywatelskiej i początkujących przedsiębiorców pozwalającej na wymianę doświadczeń i pomysłów na działalność w Grodzisku Mazowieckim oraz na rozpoczęcie działania w oparciu o dostęp do miejsca pracy i spotkań, doradztwa prawno-księgowego i szkolenia ustawicznego.

2. Zakres, szczegóły i warunki świadczenia usług zawarte są w niniejszym Regulaminie oraz na stronie www.biznes.grodzisk.pl/cowork, przy czym informacje te należy rozpatrywać łącznie.

3. Definicje użyte w Regulaminie:
a) Przestrzeń coworkingowa – profesjonalnie przygotowana powierzchnia biurowa z przygotowanymi do udostępnienia stanowiskami pracy, miejscem spotkań i miejscem do prowadzenia szkoleń i konsultacji. Wyposażona w 4 stoły biurowe mogące służyć także jako jeden stół konferencyjny, krzesła, kanapę i fotel, szafki biurowe, monitor telewizyjny do wyświetlania prezentacji, urządzenie drukująco-skanujace, tablicę flipchart.
b) Użytkownik – osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej lub osoba prawna, która dokona rezerwacji dni pracy do wykorzystania w przestrzeni coworkingowej.
c) Miejsce pracy – powierzchnia wyposażona w osobne stanowiska pracy lub pojedyncze stanowiska pracy przy wspólnych stolach „coworkingowym”, które są udostępniane na określony czas.
d) Miejsce spotkań – miejsce spotkań, przeznaczone maksymalnie dla 3 osób i/lub sala szkoleniowo-konferencyjna przeznaczona maksymalnie dla 13 osób.

 

§2 REJESTRACJA UŻYTKOWNIKA

1. Korzystanie z dostępu do powierzchni coworkingowej (Miejsc pracy, Miejsc spotkań) możliwe jest jedynie po uprzednim dokonaniu rezerwacji, która polega na prawidłowym wypełnieniu formularza rezerwacji wizyty na stronie www.biznes.grodzisk.pl/cowork zawierającego dane rejestracyjne firmy lub dane osobowe przyszłego Użytkownika.

2. W toku wypełniania formularza rezerwacji wizyty Użytkownik akceptuje treść Regulaminu i wyraża zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie i w celach określonych w odrębnych formularzach wyrażenia zgody. Zgody są dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rezerwacji.

3. Rezerwacji dla Użytkownika będącego przedsiębiorcą i podejmowania wszystkich innych czynności w imieniu takiego Użytkownika może dokonać osoba, która jest upoważniona do takiej rezerwacji w jego imieniu oraz do wykonywania praw i obowiązków Użytkownika. W przypadku wątpliwości UMGM może żądać przedstawienia odpowiednich dokumentów potwierdzających powyższe okoliczności.

4. Osoba/podmiot , który dokona rezerwacji staje się Użytkownikiem i zostaje mu przypisany numer rezerwacji.

5. Rezerwacja nie zobowiązuje Użytkownika do wykupienia jakichkolwiek usług i jest jednorazowa.

 

§3 OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Klauzula Informacyjna zgodna z Art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Burmistrz Grodziska Mazowieckiego, ul. T. Kościuszki 32 a, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, e-mail: urzad@grodzisk.pl,
tel. 22 755 55 34.

2. W sprawach dotyczących przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ochroną danych osobowych możecie Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, e-mail: abi@grodzisk.pl, tel. 22 755 55 34.

3. Dane osobowe będziemy przetwarzać w celu i w zakresie wyrażonej przez Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

4. W związku z przetwarzaniem danych w celach o których mowa w pkt. 3 odbiorcami Państwa danych osobowych będą organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz osoby posiadające dostęp do informacji publicznej w trybie ustawy o dostępnie do informacji publicznej, w przypadku w którym nie zachodzi podstawa do ograniczenia dostępu zgodnie z art. 5 Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764 z 2017 r. z póź. zm.)

5. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
a) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
c) prawo do żądania usunięcia danych osobowych (nie dotyczy przypadków określonych w Art. 17 ust. 3 RODO),
d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
e) prawo do przenoszenia danych,
f) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie przy czym jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

7. Państwa dane nie będą przekazane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

8. Państwa dane będą przechowywane przez okres 12 miesięcy ,wynikający z celów przetwarzania opisanych w pkt. 3, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Dane osobowe będą przechowywane do momentu wycofania przez Państwa zgody.

9. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w sposobie i trybie określonym w przepisach RODO oraz Ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000). Adres organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, kancelaria@uodo.gov.pl.

10. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

11. Podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych skutkuje niemożnością dokonania rejestracji, rezerwacji / odwołania rezerwacji.

 

§4 DOSTĘP DO MIEJSCA PRACY

1. Aby skorzystać z Miejsca pracy Użytkownik musi zadeklarować wybrany dzień lub dni, godzinę oraz czas w formularzu rezerwacji poprzez stronę www.biznes.grodzisk.pl/cowork.

2. Do Miejsca pracy Użytkownik uzyskuje dostęp w momencie rezerwacji wolnego stanowiska pracy w konkretnym dniu roboczym.

3. Dokonana rezerwacja Miejsca pracy może być anulowana (odwołana), przed zarezerwowanym terminem. Odwołania rezerwacji należy dokonać drogą elektroniczną poprzez formularz na stronie www.biznes.grodzisk.pl/cowork lub e-mailem na adres: cowork@grodzisk.pl Odwołanie rezerwacji potwierdzone zostanie przez UMGM w e-mailu zwrotnym. Taki e-mail zwrotny jest potwierdzeniem odwołania. Wszystkie rodzaje dostępu do Miejsca pracy lub Miejsc spotkań dotyczą wyłącznie Użytkownika i bez wyraźnego pozwolenia UMGM osoby trzecie nie mogą korzystać z przestrzeni coworkingowej.

4. Każdy z Użytkowników ma prawo zapraszania gości po uprzednim zarezerwowaniu dla nich odpowiedniej ilości miejsc w formularzu rejestracyjnym.

 

§5 UDOSTĘPNIANIE MIEJSCA SPOTKAŃ

1. Użytkownik, któremu udostępniono Miejsce spotkań, powinien być na nim bezpośrednio obecny. Niedopuszczalne jest odstępowanie godzin Miejsca spotkań innym Użytkownikom lub osobom trzecim bez wyraźnego pozwolenia UMGM.

§ 6 OBSŁUGA

1. Przestrzeń coworkingowa otwarta jest w dni powszednie w godzinach pracy podanych do wiadomości przez Urząd Miejski w Grodzisku Mazowieckim lub na stronie www.biznes.grodzisk.pl/cowork.

2. UMGM w godzinach otwarcia zapewnia obsługę recepcyjną. Na obsługę tę składają się:

• udzielanie informacji o wolnych terminach,
• przyjmowanie i kierowanie gości i Użytkowników do Miejsc spotkań, Miejsc pracy.

3. Użytkownicy z rezerwacją do wykorzystania w Miejscu pracy mogą otrzymać nieodpłatnie indywidualną, zamykaną szafkę na ten okres. Szafkę należy opróżnić i oddać klucz w recepcji najpóźniej ostatniego dnia pracy, chyba, że Użytkownik zadeklarował rezerwację kolejnego okresu czasu.

4. Użytkownicy mają możliwość korzystania z urządzeń drukujących, kserujących i skanujących Korzystanie jest bezpłatne i nieograniczone przy zachowaniu limitu wydruku wynoszącego 20 stron mono średnio na dzień. Wydruku z urządzenia drukującego można dokonać za pomocą przenośnego urządzenia magazynującego – pendrive.

 

§ 7 KORZYSTANIE Z INTERNETU

1. UMGM zapewnia nielimitowany, bezprzewodowy dostęp do Internetu dla każdego Użytkownika na obszarze przestrzeni coworkingowej.

2. Wykorzystywanie łącza do pobierania i/lub udostępniania materiałów niezgodnych z prawem, powszechnie uważanych za obraźliwe, wulgarne, niemoralne lub nadmierne obciążenie łącza przez ściąganie dużych plików w celach rozrywkowych (np. filmów) jest zabronione i może spowodować zaprzestanie świadczenia usług w trybie natychmiastowym.

3. UMGM nie odpowiada za jakiekolwiek ewentualne szkody powstałe wskutek niedziałania lub nieprawidłowego działania łącza internetowego.

 

§8 ODSZKODOWANIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. UMGM zastrzega sobie prawo ograniczenia dostępności do przestrzeni coworkingowej w przypadku organizowania szkoleń, konferencji i innych okolicznościowych imprez.

2. Informacja o możliwych ograniczeniach, o których mowa w ust. 2 powyżej, zostanie podana na stronie internetowej www.biznes.grodzisk.pl/cowork lub w formie e-mailowej . Z tytułu opisanych ograniczeń osobom/podmiotom korzystających z usług UMGM lub Użytkownikom nie przysługuje żadne odszkodowanie.

3. UMGM zapewnia dostępne i wolne Miejsca pracy w momencie rezerwacji, jednak nie ponosi odpowiedzialności za brak miejsc jeśli Użytkownik nie dokonał rezerwacji tych miejsc wcześniej.

4. UMGM nie ponosi odpowiedzialności za niemożność zrealizowania jakichkolwiek usług w przypadku zaistnienia okoliczności nadzwyczajnych lub niezależnych od UMGM.

5. UMGM zobowiązuje się dochować należytej staranności w zabezpieczeniu przestrzeni coworkingowej, jednak nie odpowiada za rzeczy osób/podmiotów korzystających z usług UMGM, Użytkowników lub osób trzecich pozostawione w biurze i szafkach.

 

§9 PRZEPISY PORZĄDKOWE

1. Wszyscy przebywający na terenie przestrzeni coworkingowej, zobowiązani są do:
a) przestrzegania niniejszego Regulaminu,
b) poszanowania osób i mienia,
c) zachowania ciszy i spokoju, a w szczególności wyciszenie dzwonków telefonów komórkowych,
d) naprawiania wszystkich szkód i zniszczeń powstałych z ich winy i/lub winy ich gości na własny koszt,
e) zachowania poufności o danych innych Użytkowników i ich działalności oraz do nie wygłaszania opinii i komentarzy, które w jakikolwiek sposób mogłyby negatywnie wpłynąć na ich działalność.

2. Zabrania się, w szczególności:
a) odstępowania lub udostępniania przyznanych przez UMGM haseł dostępowych,
b) wnoszenia i spożywania alkoholu i innych używek, a także palenia tytoniu,
c) wnoszenia i spożywania gorącego jedzenia,
d) używania urządzeń powodujących nadmierny hałas,
e) słuchania muzyki lub innych materiałów dźwiękowych bez słuchawek.

 

§10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Każdorazowa zmiana postanowień niniejszego Regulaminu wymaga poprzedzenia jej stosowną informacją na stronie internetowej www.biznesgrodzisk.pl/cowork . Regulamin dostępny jest na stronie internetowej www.biznes.grodzisk.pl/cowork i do wglądu w recepcji.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 16.09.2019 r.